Das Gehalt ist nur ein Teil der Rechnung: Wer wissen will, was eine Mitarbeiterin wirklich kostet, muss auch Lohnnebenkosten, Ausfälle und Zeit berücksichtigen.
26-03-2025
Das Gehalt ist nur ein Teil der Rechnung: Wer wissen will, was eine Mitarbeiterin wirklich kostet, muss auch Lohnnebenkosten, Ausfälle und Zeit berücksichtigen.
26-03-2025
Viele Unternehmen kalkulieren Gehälter – aber nicht die Gesamtkosten pro Mitarbeiter*in. Dabei sind Lohnkosten nur ein Teil der Wahrheit. Wer präzise rechnet, muss auch Arbeitgeberanteile, Ausfallzeiten, Einarbeitungskosten und Zusatzleistungen einbeziehen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist diese Transparenz entscheidend – z. B. bei Neueinstellungen, Budgetplanung oder Skalierung. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie sich die tatsächlichen Personalkosten zusammensetzen und mit welchen Faustformeln Du realistisch kalkulieren kannst.
Zum Bruttogehalt kommen in Deutschland im Schnitt ca. 20–23 % Lohnnebenkosten hinzu. Diese setzen sich zusammen aus:
Beispiel: Bei einem Bruttogehalt von 3.000 € entstehen Gesamtkosten von ca. 3.600–3.700 € monatlich.
Hinzu kommen oft übersehene indirekte Kosten:
Diese Faktoren können in den ersten Monaten mehrere Tausend Euro zusätzlich kosten.
Urlaub, Krankheit und andere Ausfallzeiten gehören zum Arbeitsleben – verursachen aber dennoch Kosten. Bei 30 Urlaubstagen und 10 Fehltagen jährlich sind Mitarbeitende ca. 15–20 % des Jahres nicht verfügbar – bei vollem Gehalt.
Auch Fluktuation ist teuer: Kündigt jemand nach 6 Monaten, entsteht ein doppelter Schaden – verlorenes Wissen und Wiederholung der Recruiting-Kosten.
Eine gute Faustformel: Bruttogehalt × 1,3 bis 1,5 = tatsächliche Gesamtkosten.
Beispiel:
Je nach Branche, Extras und Infrastruktur kann der Faktor sogar höher liegen. Unternehmen sollten daher immer Puffer einkalkulieren – insbesondere bei Neueinstellungen oder in Wachstumsphasen.
Gehälter allein erzählen nicht die ganze Geschichte. Wer als Arbeitgeber*in nachhaltig wirtschaften und skalieren möchte, muss die tatsächlichen Kosten pro Mitarbeitenden verstehen. Mit klarem Blick auf alle Kostenfaktoren – von Lohnnebenkosten bis Einarbeitungszeit – lassen sich bessere Entscheidungen treffen und Prozesse effizienter gestalten.
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