Datenschutz im Recruiting: Was erlaubt ist – und was nicht
Wer Menschen einstellt, muss mit ihren Daten verantwortungsvoll umgehen. Datenschutz im Recruiting ist kein Bürokratie-Monster – sondern Vertrauenssache.
Vom Lebenslauf bis zur Gesprächsnotiz: Im Recruiting verarbeiten Unternehmen personenbezogene Daten – und damit gilt sofort die DSGVO. Viele kleine und mittlere Unternehmen sind dabei unsicher: Was darf ich speichern? Wie lange? Und was ist mit Tools wie E-Mail, Excel oder WhatsApp? Dieser Artikel bringt Klarheit. Verständlich, praxisnah und ohne Paragrafen-Dschungel – damit Du rechtssicher und vertrauenswürdig rekrutieren kannst.
Alle Informationen, die sich einer bestimmten Person zuordnen lassen, gelten als personenbezogene Daten – also:
Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum
Lebenslauf, Zeugnisse, Bewerbungsanschreiben
Gesprächsprotokolle, E-Mails, Beurteilungen
Sobald Du diese Daten verarbeitest, greift die DSGVO – egal, ob Du ein großes Unternehmen oder ein kleiner Betrieb bist.
Anna Schmidt
+49 (0) 8224 54 00 866
a.schmidt@talentstark.de
Was Unternehmen im Recruiting dürfen
✔️ Bewerbungsdaten speichern
Du darfst Daten speichern, solange sie für den Auswahlprozess nötig sind – aber nicht länger. Als Faustregel gelten 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens.
✔️ Weitergabe im Team – mit Zweckbindung
Bewerbungen dürfen intern weitergeleitet werden – aber nur an Personen, die wirklich am Auswahlprozess beteiligt sind. Kein „CC an alle“.
✔️ Zustimmung für Talentpool einholen
Wenn Du eine gute Bewerbung für spätere Stellen behalten willst, brauchst Du eine aktive Einwilligung – keine stillschweigende Annahme.
Was Du besser nicht tun solltest
❌ Bewerbungen per WhatsApp oder Instagram annehmen
Diese Kanäle sind nicht datenschutzkonform. Besser: Bewerbungstools oder datensichere E-Mail-Adressen mit klarer Datenschutzerklärung.
❌ Bewerbungen unverschlüsselt speichern oder versenden
PDFs auf dem Desktop oder als Anhang ohne Schutz? Bitte nicht. Nutze Systeme mit Zugriffskontrolle oder Passwortschutz.
❌ Persönliche Bewertungen ohne rechtliche Grundlage speichern
„Hat arrogant gewirkt“ in einer Notiz ohne Kontext? Schwierig. Subjektive Aussagen gehören nicht ungefiltert in Akten.
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Optimierung deiner Personalstrategie.
Veröffentliche eine Datenschutzerklärung für Bewerber*innen – z. B. auf der Karriereseite
Nutze eine Recruiting-Lösung mit integriertem Datenschutz
Halte die Speicherdauer kurz – und lösche konsequent nach Abschluss
Hol Dir für Talentpools immer <strongeine freiwillige Einwilligung ein
Schule intern alle Beteiligten für einen sicheren Umgang mit Bewerbungsdaten
Mit talentstark kannst Du Bewerbungen DSGVO-konform managen – mit automatischer Löschfrist, Einwilligungsfunktion und sicherer Kommunikation.
Fazit
Datenschutz im Recruiting ist kein optionales Thema – sondern Pflicht. Aber keine Sorge: Mit klaren Prozessen, gesunden Menschenverstand und den richtigen Tools bist Du auf der sicheren Seite. Wer sauber mit Bewerbungsdaten umgeht, schützt nicht nur sich selbst – sondern zeigt auch Respekt vor den Menschen, die sich bewerben.
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